پکینگ لیست packing list کالاهای موجود در محموله و وزن و حجم و تعداد اقلام در آن قید کرده است، سند پکینگ لیست packing list لیست محموله یا کانتینر حمل شده به گمرک مقصد، وزن خالص و ناخالص و حجم و تعداد هر کدام از اقلام به تفکیک را نشان می دهد، نام فارسی پکینگ لیست packing list صورت عدل بندی می باشد.
- نام و آدرس کامل فروشنده
- نام، آدرس، تلفن و فکس خریدار
- نام و آدرس شخصی که از رسیدن کالا به مقصد باید اطلاع داشته باشد.
- کشور و محل بارگیری محموله و تخلیه
- شماره و تاریخ صدور فاکتور
- در صورتی که خرید از طریق اعتبار اسنادی انجام گیرد، باید شماره LC در این قسمت نوشته شود.
- نوع پرداخت نقدی یا اعتبار اسنادی
- نام و شرح کالاهای موجود در قرارداد و شماره قرارداد
- وزن خالص کالا
- وزن ناخالص کالاها
گواهی مبدا یا COC سندی است که توسط اتاق های بازرگانی کشورها صادر می گردد، گمرک ایران برای واردات کالا نیاز به گواهی مبدا دارد و گواهی مبدا جزء اسناد الزامی و ضروری برای ترخیص کالا می باشد. برای صادرات کالا نیز نیاز به گواهی مبدا می باشد. گواهی مبدا نشان دهنده ی کشور سازنده مبدا می باشد.
اینویس Invoice همان فاکتور خرید یا سیاهه خرید کالا از خارج کشور می باشد، به موجب سند اینویس شما می توانید بدانید چه کالایی و با چه ارزشی را خریداری کرده اید.
سیاهه تجاری یا اینویس لازم نیست به یک شکل مشخص باشد و فروشندگان بسته به سلیقه و ساختار سازمان خود، اقدام به طراحی صورتحساب می‌نمایند. اما در حالت کلی هر اینویس باید دربرگیرنده اطلاعات زیر بر روی کاغذی مارک‌دار و با تاریخ صدور اینویس باشد:
۱. نام و آدرس فروشنده و خریدار کالا
۲. مشخصات کالا شامل: مقدار آن با توضیحات کامل، قیمت واحد، تعداد بسته‌ها و وزن کالا
۳. شماره سفارش یا قرارداد
۴. قیمت کل کالا
۵. روش حمل و نام وسیله حمل
۶. شرایط پرداخت و تحویل کالا
پروفرما اینوویس در واقع نوعی پیش قرار داد است که هرچند جنبه رسمی ندارد. پیش فاکتور پیشنهاد فروش محصول است که توسط فروشنده (صادر کننده) پس از انجام توافقات اولیه برای خریدار (وارد کننده) صادر می‌شود، خریدار میتواند با استفاده از پیش فاکتور نه تنها از نحوه انجام معامله مطمئن شود بلکه شرایط حمل، ترخیص کالا در گمرک مقصد و اخذ مجوزات احتمالی جهت ترخیص و واردات محموله را بررسی نماید.
یک پیش فاکتور همانند (اینویس و پکینگ لیست) باید بر روی سربرگ شرکت فروشنده صادر و توسط شخص مجاز در شرکت امضا و مهر گردد همچنین باید حاوی اطلاعات ذیل باشد.
- مشخصات کامل فروشنده
- مشخصات کامل خریدار
- تاریخ و شماره پیش فاکتور
- مدت اعتبار پیشنهاد
- مشخصات کامل کالا
- وزن، تعداد، ابعاد محصول با ذکر واحد اندازه گیری
- کد تعرفه گمرکی (HS Code)
- قیمت هر واحد محصول و جمع کل قابل پرداخت بر اساس تعداد سفارش به همراه ذکر واحد ارزی
- تعیین شرایط حمل و نقل و تحویل کالا بر اساس اصطلاحات بین المللی بازرگانی (Incoterms)
- تعیین وسیله حمل و نوع بسته بندی
- تعیین شرایط پرداخت وجه از سوی خریدار چه از لحاظ برنامه ریزی زمانی و چه از لحاظ نحوه انتقال وجه